Facture électronique : les mentions obligatoires en 2026

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir une facture électronique. En plus des informations déjà exigées, la réforme ajoute 4 données à contrôler, dont le SIREN du client et la nature de l’opération. Une facture correcte sur le fond, mais transmise dans un format inadapté, sera considérée comme non conforme.

Mentions obligatoires d’une facture électronique : ce qui change en 2026

La facture électronique ne se résume pas à un PDF envoyé par e-mail. La réforme impose des données précises, un format structuré et une transmission par une plateforme agréée. Les règles de facturation habituelles restent applicables. Elles sont complétées par quatre nouvelles mentions destinées à automatiser les contrôles, l’acheminement et la déclaration de TVA.

Le calendrier dépend de la taille de l’entreprise. Dès le 1er septembre 2026, toutes les structures assujetties à la TVA établies en France devront accepter les factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront aussi les émettre à cette date. Pour les PME, TPE, micro-entreprises et indépendants, l’obligation d’émission commencera le 1er septembre 2027.

À retenir : recevoir une facture électronique devient obligatoire avant de devoir en émettre pour de nombreuses petites entreprises. Il faut donc choisir une plateforme, vérifier son inscription dans l’annuaire et adapter ses données fournisseurs dès 2026.

Quelles opérations sont concernées ?

La facturation électronique concerne principalement les opérations réalisées entre entreprises établies en France, assujetties à la TVA et soumises aux règles françaises de facturation. Ce périmètre est souvent désigné par l’expression B2B domestique.

Les ventes à des particuliers, les opérations avec des entreprises étrangères et certaines opérations exonérées ne suivent pas toujours le même circuit. Elles relèvent notamment de l’e-reporting, c’est-à-dire de la transmission de données de transaction ou de paiement à l’administration. Une association entre dans le dispositif lorsqu’elle exerce une activité économique soumise à la TVA et réalise des opérations comprises dans le champ de la réforme.

Les mentions classiques à conserver sur chaque facture

Les mentions obligatoires de la facture électronique reprennent le socle juridique déjà applicable aux factures papier et PDF. Le passage au format structuré ne supprime aucune information. Il rend au contraire les erreurs plus visibles, car les plateformes contrôlent automatiquement une partie des données.

Identification du vendeur et du client

La facture doit permettre d’identifier sans ambiguïté les deux parties. Pour le vendeur ou le prestataire, elle indique le nom ou la dénomination sociale, l’adresse, le numéro SIREN, la forme juridique et, pour une société, le montant du capital social. Les informations d’immatriculation au registre national des entreprises doivent également apparaître lorsque la situation juridique l’exige.

Le nom ou la dénomination sociale du client doit être exact. Son adresse de facturation figure sur le document, ainsi que l’adresse du siège lorsqu’elle est différente et requise. Une simple enseigne commerciale ne suffit pas si elle ne correspond pas à l’identité juridique du cocontractant.

Les numéros individuels d’identification à la TVA du vendeur et du client sont ajoutés dans les situations prévues par la réglementation, notamment pour certaines opérations intracommunautaires. Le numéro de bon de commande doit aussi être repris lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur.

Numéro, date et chronologie de la facture

Chaque facture porte une date d’émission et un numéro unique. La numérotation suit une séquence chronologique, continue et sans doublon. Une séquence distincte reste admise lorsqu’elle repose sur une organisation cohérente, par exemple par établissement, exercice ou canal de vente.

Facturation électroniqueFacturation électronique et association : ce qu’il faut savoir

La date de livraison du bien ou d’exécution de la prestation doit être indiquée lorsqu’elle diffère de la date d’émission. Pour un acompte, la date de versement est renseignée si elle est connue. Une facture validée ne doit pas être supprimée ou renumérotée : une erreur se corrige au moyen d’un avoir, puis d’une nouvelle facture si nécessaire.

Détail des biens, services et montants

La désignation doit décrire précisément ce qui a été vendu. Des libellés comme « prestation diverse » ou « travaux » ne donnent pas un niveau d’information suffisant. Il faut indiquer la nature du produit ou du service, la quantité, l’unité, le prix unitaire hors taxes et, si besoin, la période concernée.

Les réductions de prix acquises à la date de la vente apparaissent ligne par ligne ou dans le récapitulatif. La facture mentionne ensuite le total hors taxes, le taux de TVA applicable, le montant de TVA par taux et le total toutes taxes comprises. Lorsque plusieurs taux sont utilisés, les bases taxables doivent être ventilées.

Mentions liées à la TVA et aux régimes particuliers

Une facture sans TVA doit expliquer pourquoi la taxe n’est pas facturée. Un micro-entrepreneur bénéficiant de la franchise en base indique par exemple « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». D’autres libellés sont requis en cas d’autoliquidation, d’exonération, de livraison intracommunautaire ou d’application de la TVA sur la marge.

Le libellé utilisé doit correspondre au régime réellement appliqué. Une mention d’exonération ajoutée automatiquement, alors que le seuil de franchise a été dépassé, expose l’entreprise à une régularisation fiscale et à la réédition de ses factures.

Conditions de paiement, pénalités et indemnité de 40 €

La date à laquelle le paiement doit intervenir figure clairement sur la facture. Les conditions d’escompte en cas de règlement anticipé sont indiquées. Si aucun escompte n’est accordé, la facture peut porter la formule « Escompte pour paiement anticipé : néant ».

Le taux des pénalités exigibles en cas de retard doit apparaître. Pour un client professionnel, la facture mentionne aussi l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Cette indemnité ne concerne pas les consommateurs particuliers.

Les quatre nouvelles mentions introduites par la réforme

Quatre données complètent les mentions existantes. Elles doivent être intégrées au logiciel de facturation et correctement placées dans les champs structurés du fichier électronique. Les afficher uniquement dans une zone de commentaire ne garantit pas leur lecture automatique.

1. Le numéro SIREN du client

Le SIREN à neuf chiffres identifie l’entreprise cliente. Il facilite son rattachement à l’annuaire national de la facturation électronique et l’acheminement vers la bonne plateforme. Le SIREN ne doit pas être confondu avec le SIRET, qui comporte quatorze chiffres et identifie un établissement précis.

Avant d’émettre, le fournisseur doit rapprocher la dénomination sociale, le SIREN et l’adresse du client. Une erreur sur un chiffre risque d’entraîner un rejet ou un routage vers une entité incorrecte.

2. L’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse du client

Lorsque les biens sont livrés sur un autre site que l’adresse de facturation, cette adresse doit être renseignée. Le cas est courant pour un commerce possédant plusieurs magasins, une entreprise avec un entrepôt ou un chantier temporaire.

Cette donnée aide à qualifier l’opération et à appliquer les règles fiscales adaptées. Pour une prestation réalisée à distance sans livraison physique, le champ n’a pas à être rempli artificiellement.

3. La nature de l’opération

La facture doit préciser si elle concerne une livraison de biens, une prestation de services ou une opération combinant les deux. Cette distinction influe sur les règles d’exigibilité de la TVA et sur les données transmises à l’administration.

Un menuisier qui vend des fenêtres et facture leur pose réalise une opération mixte. Un consultant qui facture une mission réalise une prestation de services. Un négociant qui expédie uniquement des marchandises déclare une livraison de biens.

4. L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits

Un prestataire ayant opté pour la TVA sur les débits doit faire apparaître cette option sur la facture. Dans ce régime, la TVA devient en principe exigible lors de la facturation, et non au moment de l’encaissement. Le paramétrage doit correspondre à l’option fiscale effectivement exercée par l’entreprise.

Point de vigilance : les quatre nouvelles mentions ne remplacent ni le numéro de TVA, ni les adresses, ni les mentions de règlement. Elles s’ajoutent au socle existant et doivent être exploitables dans les données structurées.

Format structuré et Factur-X : pourquoi un PDF seul ne suffit plus

Une facture électronique conforme est créée, envoyée et reçue sous une forme permettant un traitement automatisé. Un PDF classique produit par un traitement de texte, puis joint à un e-mail, reste un document numérique, mais ne répond pas à cette définition.

Plusieurs formats structurés sont utilisés, notamment UBL et CII. Factur-X adopte un format hybride : il associe un PDF lisible par une personne à un fichier XML intégré, lisible par les logiciels. Le PDF sert à la consultation. Le XML contient les données de facture sous une structure normalisée.

Les deux couches doivent être cohérentes. Un total TTC de 1 200 € visible dans le PDF et une valeur de 1 020 € enregistrée dans le XML créent une anomalie. De même, joindre un fichier XML incomplet à un PDF ne transforme pas automatiquement le document en facture conforme.

Facturation électroniqueE-reporting : déclarer ses ventes aux particuliers et à l’étranger

L’envoi passe par une plateforme agréée connectée à l’écosystème public. Celle-ci utilise l’annuaire pour identifier la plateforme du destinataire, effectue des contrôles et transmet les données attendues. L’entreprise émettrice reste responsable du contenu commercial, comptable et fiscal.

Comment vérifier une facture électronique avant son envoi

Le contrôle doit associer les données juridiques, les calculs et les règles techniques. Une vérification visuelle reste utile, mais elle ne détecte pas une balise XML absente ou un identifiant placé dans le mauvais champ.

Une procédure de contrôle en sept étapes

• Valider l’identité des parties : rapprocher les dénominations, SIREN, adresses et numéros de TVA avec les données du dossier client.
• Contrôler la numérotation : rechercher les doublons, les ruptures injustifiées et les factures antidatées.
• Qualifier l’opération : choisir biens, services ou mixte, puis renseigner l’adresse de livraison si elle diffère.
• Recalculer les montants : vérifier les quantités, prix HT, remises, bases de TVA, taux, taxe et total TTC.
• Examiner les mentions fiscales : confirmer le régime de TVA, l’exonération éventuelle et l’option pour les débits.
• Vérifier le règlement : contrôler l’échéance, les pénalités, l’escompte et l’indemnité de 40 € en B2B.
• Tester le fichier structuré : utiliser les contrôles du logiciel ou de la plateforme pour repérer les champs absents, les formats invalides et les incohérences entre PDF et XML.

Le statut transmis par la plateforme doit ensuite être suivi. Une facture déposée n’est pas nécessairement acceptée. Un rejet technique, une donnée de routage erronée ou un refus du client nécessite une action rapide. Les preuves d’émission, de réception et les changements de statut doivent être conservés avec la facture.

Cas concret : une facture de prestation avec frais de matériel

Une entreprise de maintenance facture 800 € de main-d’œuvre et 300 € de pièces à un client professionnel. Elle doit qualifier l’opération comme mixte si la ventilation contractuelle et fiscale distingue la prestation des biens. Elle renseigne le SIREN du client, l’adresse du site d’intervention si elle diffère de l’adresse de facturation et son régime d’exigibilité de TVA.

La facture détaille les heures, les pièces, les prix unitaires et les taux de TVA. Elle indique l’échéance, le taux des pénalités et l’indemnité de 40 €. Le fichier Factur-X reprend les mêmes valeurs dans sa couche XML avant sa transmission par la plateforme.

Préparer son logiciel et ses données clients avant 2026

La mise en conformité commence par un audit du fichier clients. Les SIREN manquants, les anciennes dénominations sociales, les adresses incomplètes et les numéros de TVA invalides doivent être corrigés. Pour chaque client, il faut aussi identifier l’adresse électronique de facturation enregistrée dans l’annuaire et les éventuels codes de routage internes.

Le logiciel doit gérer les quatre nouvelles mentions, produire un format structuré accepté, dialoguer avec une plateforme agréée et suivre les statuts. Il doit également différencier les factures électroniques relevant du B2B domestique des opérations soumises à l’e-reporting.

Un test sur plusieurs scénarios limite les rejets lors du basculement : facture de biens, prestation de services, opération mixte, acompte, avoir, client avec plusieurs établissements et facture sans TVA. Chaque scénario doit être relu dans sa version visible puis contrôlé dans les données structurées.